El puesto:
Detego Global busca un administrador de proyectos para incorporarse a nuestro departamento de Ingeniería y Gestión de Productos.
Buscamos una persona muy organizada y proactiva, capaz de desenvolverse con soltura en un entorno dinámico y que se enorgullezca de garantizar que todo funcione a la perfección entre bastidores. Trabajarás en estrecha colaboración con nuestros jefes de proyecto, responsables de ingeniería y jefes de departamento, aportando el apoyo administrativo fundamental que permite a nuestros equipos centrarse en la ejecución de los proyectos y en los resultados para los clientes.
Este puesto ocupa un lugar central en el departamento y abarca todo, desde las herramientas y la planificación de proyectos hasta la documentación de cumplimiento normativo y la coordinación de la contratación. Es un puesto ideal para alguien a quien le guste la variedad, asuma responsabilidades y quiera crecer dentro de una organización impulsada por la tecnología.
Este puesto ofrece una oportunidad real de desarrollo y progresión a largo plazo dentro del área de gestión de proyectos y operaciones.
Depende de:
Responsable de proyectos
Lugar de trabajo:
Trabajo híbrido (a distancia y en la oficina) en Horsham
Remuneración:
Entre 28 000 y 33 000 libras al año (en función de la experiencia)
Responsabilidades y funciones:
El administrador de proyectos proporciona un apoyo administrativo y de coordinación esencial en múltiples proyectos y colaboraciones con clientes que se desarrollan simultáneamente. En estrecha colaboración con el equipo de gestión de proyectos, este puesto garantiza que la estructura operativa del departamento funcione de manera eficiente y eficaz.
Sus responsabilidades incluirán:
Apoyo a la gestión de proyectos
- Ayudar a los jefes de proyecto en la gestión diaria de múltiples productos y proyectos con clientes que se desarrollan simultáneamente.
- Realizar un seguimiento del avance del proyecto, registrar las acciones y decisiones clave, y realizar un seguimiento para garantizar que se complete a tiempo.
- Mantener una visión clara y actualizada de la carga de trabajo en todos los proyectos activos para facilitar el establecimiento de prioridades.
Recepción y coordinación de solicitudes
- Actuar como primer punto de contacto para las solicitudes que se reciben en todo el departamento, asegurándose de que no se pase nada por alto ni se desvíe a un destinatario equivocado.
- Colaborar en la organización y clasificación de Jira, lo que incluye registrar y documentar las solicitudes del equipo de ventas y remitirlas a los responsables correspondientes.
- Asegúrate de que todas las solicitudes se registren con suficiente detalle, se clasifiquen correctamente y se realice un seguimiento de las mismas hasta su resolución.
Gestión de horarios y calendarios
- Gestionar los calendarios de los responsables de departamento y de ingeniería, programando las reuniones de forma eficiente y reduciendo al mínimo los conflictos.
- Supervisar de forma proactiva los próximos calendarios y señalar oportunamente a las partes interesadas pertinentes cualquier cambio, incorporación o conflicto.
- Coordinar la logística de programación de reuniones interfuncionales, revisiones y contactos con clientes externos.
Gestión de documentación y herramientas
- Mantener la estructura y la organización del espacio de Confluence del equipo, asegurándose de que la documentación sea precisa, tenga un formato coherente y sea fácil de consultar.
- Mantén actualizado Monday.com como herramienta principal de gestión de proyectos, incluyendo el estado de las tareas, los plazos, los responsables y las prioridades, asegurándote de que refleje en todo momento una imagen fiel de la actividad del proyecto.
- Colaborar en la elaboración y el mantenimiento de la documentación de los procesos internos de acuerdo con las normas establecidas.
Documentación sobre la gestión de reuniones y el cumplimiento de la norma ISO
- Asistir a las reuniones del departamento y redactar actas y registros de acciones precisos y bien estructurados.
- Gestionar el volumen y la coherencia de los registros de reuniones necesarios para cumplir con las obligaciones derivadas de las normas ISO (ISO 27001 e ISO 9001), que actualmente generan más de 50 registros individuales por cada periodo de dos meses solo en el departamento de Ingeniería.
- Asegúrese de que todos los resultados documentados cumplan con los estándares exigidos para la auditoría interna y la revisión externa.
Asistencia para la revisión de la ISO
- Prestar apoyo administrativo a lo largo de todo el ciclo de las actividades de revisión de la norma ISO, ya sean diarias, semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
- Preparar los documentos para las reuniones, recopilar la documentación pertinente, distribuir los órdenes del día y asegurarse de que los resultados se registren y archiven correctamente tras cada revisión.
- Ayuda a mantener en todo momento un registro de las actividades de cumplimiento normativo preparado para una auditoría.
Gestión del proceso de selección y entrevistas
- Coordinar el flujo de trabajo administrativo de principio a fin para los puestos vacantes en toda la organización.
- Gestionar los procesos de selección de candidatos, programar entrevistas y servir de enlace entre los responsables de contratación y los candidatos a lo largo de todo el proceso.
- Gestionar las pruebas psicométricas y técnicas, lo que incluye su distribución, el seguimiento de su realización y la recopilación de los resultados para el comité de selección.
- Llevar un registro claro y profesional del progreso de cada candidato a lo largo del proceso.
Habilidades y experiencia:
- Sólidas habilidades organizativas, con capacidad para gestionar varias líneas de trabajo al mismo tiempo sin perder de vista los detalles.
- Se valora muy positivamente la experiencia en el uso de herramientas de gestión de proyectos o de colaboración, como Jira, Confluence y/o Monday.com.
- Se maneja con soltura en la gestión de calendarios y horarios de los principales responsables.
- Gran atención al detalle, especialmente a la hora de elaborar documentación relacionada con el cumplimiento normativo o destinada a auditorías.
- Una persona con gran capacidad de comunicación, que detecta los problemas con antelación y realiza un seguimiento sin que se le tenga que recordar.
- Capaz de gestionar información confidencial, incluidos los datos de los candidatos y los asuntos comerciales, con discreción y profesionalidad.
- Se siente cómodo trabajando en un entorno dinámico en el que las prioridades pueden cambiar.
- Se valora el conocimiento de los marcos normativos ISO 9001 y/o ISO 27001, aunque no es imprescindible.
Requisitos imprescindibles:
- GCSE o titulación equivalente (que incluya Matemáticas e Inglés).
- Experiencia demostrable en un puesto administrativo, de coordinación o de apoyo a proyectos.
Se valora:
- Experiencia en el apoyo a equipos de tecnología, software o ingeniería.
- Experiencia en actividades relacionadas con el cumplimiento de la norma ISO o en la preparación de auditorías.
- Conocimientos sobre informática forense, ciberseguridad o los sectores de la defensa.
- Titulación o certificación en gestión de proyectos (por ejemplo, PRINCE2 Foundation, APM o equivalente).
Requisitos adicionales:
- Debe poder desplazarse a la oficina de Horsham en régimen híbrido.
- Se deben cumplir las políticas de seguridad de la información de Detego conforme a la norma ISO 27001.
- Se exigirán comprobaciones de antecedentes debido a la naturaleza del trabajo de la organización.
- Actuar en todo momento con profesionalidad al manejar información confidencial de carácter comercial, relativa a candidatos o a clientes.
Formación y desarrollo:
- Un proceso de incorporación estructurado con un apoyo constante por parte del equipo de gestión de proyectos.
- Experiencia práctica en la ejecución de proyectos que abarcan múltiples productos y colaboraciones con clientes simultáneas.
- Formación sobre los controles operativos y los procesos de cumplimiento de las normas ISO 27001 e ISO 9001.
- Oportunidad para desarrollar competencias en materia de herramientas de gestión de proyectos, planificación, gestión de la documentación y coordinación de la contratación.
Trayectoria de crecimiento:
Este puesto puede evolucionar hacia coordinador de proyectos, responsable de proyectos junioro analista de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) , con apoyo continuo para tu desarrollo profesional en consonancia con tus intereses profesionales y las necesidades de la empresa.
Cómo presentar la solicitud:
Si estás preparado para dar el siguiente paso en tu carrera profesional y contribuir a dar forma al futuro del software de misión crítica, nos encantaría que te pusieras en contacto con nosotros.
Por favor, envía tu CV por correo electrónico ahr@detegoglobal.com.
