A função:
A Detego Global está procurando um Administrador de Projetos para integrar nossa equipe de Engenharia e Gestão de Produtos.
Estamos procurando uma pessoa altamente organizada e proativa, que se sinta à vontade em um ambiente dinâmico e tenha orgulho em garantir que tudo funcione perfeitamente nos bastidores. Você trabalhará diretamente ao lado de nossos gerentes de projeto, líderes de engenharia e chefes de departamento, fornecendo o suporte administrativo essencial para que nossas equipes possam se concentrar na entrega dos projetos e nos resultados para os clientes.
Essa função ocupa um lugar central no departamento, abrangendo desde as ferramentas e o cronograma dos projetos até a documentação de conformidade e a coordenação de recrutamento. É uma posição ideal para quem gosta de variedade, assume responsabilidades e deseja crescer profissionalmente em uma organização voltada para a tecnologia.
A vaga oferece uma oportunidade concreta de desenvolvimento e progressão profissional a longo prazo na área de gerenciamento de projetos e operações.
Subordinado a:
Gerente de Projetos
Local de trabalho:
Trabalho híbrido (remoto/presencial) em Horsham
Remuneração:
£28.000 – £33.000 por ano (dependendo da experiência)
Responsabilidades e funções:
O Administrador de Projetos oferece coordenação e apoio administrativo essenciais em vários projetos e contratos com clientes que ocorrem simultaneamente. Trabalhando em estreita colaboração com a equipe de Gerenciamento de Projetos, essa função garante que a estrutura operacional do departamento funcione de maneira eficiente e eficaz.
Suas responsabilidades incluirão:
Apoio à Gestão de Projetos
- Auxiliar os gerentes de projeto na gestão diária de diversos produtos e projetos com clientes em andamento simultaneamente.
- Acompanhar o andamento do projeto, registrar as principais ações e decisões e realizar o acompanhamento para garantir a conclusão dentro do prazo.
- Manter uma visão clara e atualizada da carga de trabalho em todos os projetos ativos para auxiliar na definição de prioridades.
Recebimento e coordenação de solicitações
- Atuar como primeiro ponto de contato para as solicitações recebidas em todo o departamento, garantindo que nada seja esquecido ou encaminhado incorretamente.
- Apoiar a organização e a triagem do Jira, incluindo o registro e o acompanhamento das solicitações da equipe de Vendas e o encaminhamento dessas solicitações aos responsáveis adequados.
- Certifique-se de que todas as solicitações sejam registradas com detalhes suficientes, classificadas corretamente e acompanhadas até a resolução.
Gerenciamento de horários e calendários
- Gerenciar as agendas dos chefes de departamento e dos chefes de engenharia, agendando reuniões de forma eficiente e minimizando conflitos.
- Monitorar proativamente os próximos agendamentos e sinalizar alterações, acréscimos ou conflitos às partes interessadas relevantes em tempo hábil.
- Coordenar a logística de agendamento de reuniões multifuncionais, revisões e interações com clientes externos.
Gestão de documentação e ferramentas
- Manter a estrutura e a organização do espaço do Confluence da equipe, garantindo que a documentação seja precisa, tenha formatação consistente e seja fácil de navegar.
- Mantenha o Monday.com atualizado como a principal ferramenta de gerenciamento de projetos, incluindo o status das tarefas, cronogramas, responsabilidades e prioridades, garantindo que ele reflita um panorama preciso das atividades do projeto em todos os momentos.
- Apoiar a criação e a manutenção da documentação de processos internos de acordo com os padrões estabelecidos.
Registros de administração de reuniões e conformidade com a ISO
- Participar de reuniões departamentais e elaborar atas e registros de ações precisos e bem estruturados.
- Gerenciar o volume e a consistência dos registros de reuniões necessários para atender às obrigações de conformidade com as normas ISO (ISO 27001 e ISO 9001), que atualmente geram mais de 50 registros individuais a cada dois meses somente na área de Engenharia.
- Certifique-se de que todos os resultados documentados atendam aos padrões exigidos para a auditoria interna e a revisão externa.
Suporte à Revisão da ISO
- Prestar apoio administrativo em todo o ciclo das atividades de revisão da ISO — diárias, semanais, mensais, trimestrais e anuais.
- Preparar os materiais para as reuniões, reunir as evidências, distribuir as pautas e garantir que os resultados sejam registrados e armazenados corretamente após cada revisão.
- Ajude a manter, em todos os momentos, um registro das atividades de conformidade pronto para auditoria.
Recrutamento e gestão do processo de entrevistas
- Coordenar o fluxo de trabalho administrativo de ponta a ponta para as vagas em aberto em toda a organização.
- Gerenciar o fluxo de candidatos, agendar entrevistas e manter contato com os gerentes de contratação e os candidatos ao longo de todo o processo.
- Administrar atividades relacionadas a testes psicométricos e técnicos, incluindo a distribuição, o acompanhamento da conclusão dos testes e a compilação dos resultados para a banca de seleção.
- Manter registros claros e profissionais do andamento de cada candidato ao longo do processo.
Competências e experiência:
- Excelentes habilidades organizacionais, com capacidade de gerenciar várias linhas de trabalho simultaneamente sem perder o foco nos detalhes.
- É altamente recomendável ter experiência no uso de ferramentas de gerenciamento de projetos ou de colaboração, incluindo Jira, Confluence e/ou Monday.com.
- Possui confiança na gestão de agendas e horários de partes interessadas de alto escalão.
- Grande atenção aos detalhes, especialmente na elaboração de documentação relacionada à conformidade ou destinada a auditorias.
- Um comunicador proativo que identifica problemas antecipadamente e faz o acompanhamento sem que seja necessário solicitar.
- Capaz de lidar com informações confidenciais, incluindo dados de candidatos e assuntos comerciais, com discrição e profissionalismo.
- Sente-se à vontade para trabalhar em um ambiente dinâmico, onde as prioridades podem mudar.
- É desejável, mas não essencial, ter familiaridade com as normas ISO 9001 e/ou ISO 27001.
Requisitos essenciais:
- GCSE ou equivalente (incluindo Matemática e Inglês).
- Experiência comprovada em funções administrativas, de coordenação ou de apoio a projetos.
Desejável:
- Experiência no apoio a equipes de tecnologia, software ou engenharia.
- Experiência em atividades relacionadas à conformidade com a norma ISO ou na preparação para auditorias.
- Conhecimento nas áreas de perícia digital, segurança cibernética ou setores de defesa.
- Qualificação ou certificação em gerenciamento de projetos (por exemplo, PRINCE2 Foundation, APM ou equivalente).
Requisitos adicionais:
- É necessário poder se deslocar até o escritório de Horsham em regime híbrido.
- É necessário cumprir as políticas de segurança da informação da Detego, em conformidade com a norma ISO 27001.
- Será necessário realizar verificações de antecedentes devido à natureza do trabalho da organização.
- Conduta profissional ao lidar com informações confidenciais de natureza comercial, relativas a candidatos ou clientes, em todas as circunstâncias.
Treinamento e Desenvolvimento:
- Integração estruturada com apoio próximo da equipe de Gerenciamento de Projetos.
- Experiência prática na execução de projetos envolvendo vários produtos e contratos com clientes simultaneamente.
- Treinamento sobre controles operacionais e processos de conformidade das normas ISO 27001 e ISO 9001.
- Oportunidade de desenvolver habilidades nas áreas de ferramentas de projeto, planejamento, gestão da documentação e coordenação de recrutamento.
Trajetória de crescimento:
Essa função pode evoluir para Coordenador de Projetos, Gerente de Projetos Júniorou Analista de PMO , com apoio contínuo ao desenvolvimento profissional alinhado aos seus interesses de carreira e às necessidades da empresa.
Como se inscrever:
Se você está pronto para dar o próximo passo em sua carreira e ajudar a moldar o futuro do software de missão crítica, adoraríamos entrar em contato com você.
Envie seu currículo por e-mail parahr@detegoglobal.com.
